Také tak pracujete? Máte vytvořit obchodní dopis, takže spustíte Word, napíšete oslovení, vzpomenete si kolikátého je, vložíte do záhlaví firemní logo... Anebo - kreslíte nový výkres, takže spustíte AutoCAD, vytvoříte několik hladin, nastavíte obvyklé styly písma a kótování, nakreslíte co potřebujete, připravíte si rozvržení pro požadovaný tiskový formát, vložíte blok rámečku a firemního rohového razítka, nastavíte parametry pro váš plotr a výkres vytisknete. Je to tak?
Pokud takto pracujete, pak si asi nevážíte své práce. Je s podivem, kolik firem dosud toleruje tento hrubě neefektivní a neproduktivní způsob práce s dokumenty.
Přitom existuje velmi jednoduchý, osvědčený a zároveň podceňovaný koncept, který nejen odstraní zbytečně se opakující práci, ale především pomůže standardizovat firemní vzhled a styl dokumentů -
šablony (template).
Dnes už prakticky každá aplikace (AutoCAD, Inventor či Revit nejsou vyjímkou) podporuje práci se šablonami, anebo prostě můžete za šablonu prohlásit jakýkoliv předpřipravený dokument. V takovéto šabloně již můžete mít připraveny obvyklé styly, záhlaví, rámečky, hladiny, rozvržení, pohledy, razítka, podpisy, materiály, tloušťky plechu, tiskárny, makra, apod. V případě CAD aplikací je použití firemní šablony (nebo i více šablon pro různé typy výkresů) prakticky nutností, aby bylo možné udržet firemní standardy pojmenování hladin, stylů písma, kótovacích stylů, základních rodin Revitu, kusovníků sestav. Aby všechny firemní výkresy měly jednotný rámeček a aktuální rohové razítko (ne razítko, které zrovna Béďa našel někde na svém disku). Aby modely a výkresové dokumenty měly nastavené identifikační údaje zakázky a vázaly se správně na firemní PDM nebo PLM systém. Aby všichni tiskli se stejnými parametry a výkresy jedné zakázky neměly odlišné barvy, tloušťky čar či styly kusovníků. Aby Jarda mohl snadno upravit výkres zděděný po Pepíkovi a aby Jarda s Pepíkem mohli snadno upravovat výkresy od subdodavatelů (i jim dejte své firemní šablony). Aby standardní prvky jako nadpisy, legendy, severka, právní prohlášení a podobné "bižuterní" doplňky výkresu již byly předpřipravené pro umístění do kresby.
Koncept šablony někdy zůstává nepochopen. Často se v našem fóru nebo na helpdesku setkáváme s dotazem "Jak u hotového dokumentu změnit šablonu?". Mezi dokumentem a šablonou ale není žádný rozdíl. Každý, jakkoliv "hotový" dokument může být šablonou. Dotaz se ale ve skutečnosti týká spíše následných změn a přenášení stylů či zdrojů výkresu - stylu písma, aktualizace rohového razítka, materiálů, iVlastností, apod. To je však pouze část nastavení původní šablony a různé aplikace nabízejí různé nástroje jak tyto aktualizace nastavení provést, přenést z jiného dokumentu, chcete-li: šablony. Představte si extrémní případ šablony textu v Notepadu - např. oslovení, datum a podpis pro dopis. Dopis v Notepadu upravím a dokončím a nyní bych chtěl u něj nějak "změnit šablonu". To samozřejmě nejde, šablonu jsem už "zkonzumoval" v onom dopisu a nelze rozeznat co byla šablona a co je můj konkrétní dopis.
Vytvoření firemních šablon a standardů není komplikované. Komplikovanější je vytvoření
správně fungujících firemních šablon. A vůbec nejkomplikovanější je vynucení jejich každodenního používání.
